10 wskazówek dotyczących napisania udanej odpowiedzi na przetarg logistyczny

Interesujące jest to, że większość firm logistycznych, o których mówię, przyznaje, że ich możliwości pisania przetargów można znacznie poprawić.

Rzeczywiście, wiele osób posuwa się nawet do stwierdzenia, że często nie reaguje na przetargi, ponieważ albo nie ma wystarczającej ilości czasu, albo ma poczucie, że ma realną szansę na wygraną.

Dlaczego firmy logistyczne nie udzielają odpowiedzi na oferty?

Pewną ironię odnajduję w drugim przyczynie braku odpowiedzi na przetarg logistyczny, ponieważ uznaję podstawową zasadę dotyczącą przetargów: każda odpowiedź na przetarg, którą piszesz, czyni kolejną jeszcze lepszą. Innymi słowy, praktyka czyni doskonałą. Dlaczego więc odrzucać możliwość udzielenia odpowiedzi na przetarg, co do którego nie masz pewności, że wygrasz, skoro może on pomóc Ci stworzyć jeszcze lepszą odpowiedź na ten, co do którego masz pewność, że możesz wygrać?

Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których można zdecydować się odpowiedzieć na konkretny przetarg zamiast na inny, a na pewno będą takie, które uważasz za zwykłe ćwiczenia benchmarkingowe. Jednakże, moim zdaniem, najbardziej skuteczne są firmy, które odpowiadają na wszystkie przetargi, które spełniają niezbędne kryteria usług. A biorąc pod uwagę niski wskaźnik powodzenia zwycięstw w przetargach logistycznych, być może nierozsądnie jest być zbyt selektywnym.

Kluczowe pytania, które należy zadać podczas pisania odpowiedzi na ofertę przetargową

Skąd więc wiemy, że piszemy doskonałą odpowiedź przetargową?

10 wskazówek dotyczących pisania odpowiedzi na ofertę przetargową

Spędziłem ponad 25 lat zajmując się odpowiedziami na przetargi, a przez te lata było wiele wygranych i uczciwie kilka przegranych. Ale jedno jest pewne: nie ma magicznej formuły na sukces.

Tylko dzięki temu ćwiczeniu mogliśmy twierdzić, że mamy wpływ na powodzenie przyszłych ofert. Wykonanie tego ćwiczenia pozwoliło nam również rozpoznać pewne wytyczne, których można przestrzegać przy pisaniu ofert w sposób, który maksymalizuje szanse na sukces.

Poniżej znajduje się 10 prostych wskazówek, które pomogą w napisaniu skutecznej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. W żadnym wypadku nie są one wyczerpujące, ale jeśli zostaną zastosowane, mogą dać Ci najlepszą możliwość, aby zostać uznanym za poważnego oferenta.

1. Zawsze trzymaj się formatu

Jeśli przetarg wymaga od Ciebie odpowiedzi na pytania, zawsze odpowiadaj na nie i upewnij się, że są one w odpowiedniej kolejności. Nigdy nie oddalaj się od formatu przetargu.

2. Dodaj streszczenie

Ważne jest, aby rozpocząć swoją odpowiedź od spersonalizowanego „Executive Summary” określającego kluczowe fakty dotyczące Twojej oferty, pokazującego Twój entuzjazm do udziału i chęć wygrania. Przedstaw w zarysie swoją unikalną propozycję sprzedaży, upewniając się, że odnosi się ona dokładnie do potrzeb klienta, demonstrując w ten sposób pełne ich zrozumienie. Jedna strona powinna ją okładać.

3. Personalizuj z komentarzem

Dodaj komentarz we wszystkich sekcjach, spersonalizuj swoje podejście, aby wyróżnić się na tle konkurencji. Zademonstruj doskonałą gramatykę i artykulację, aby podkreślić profesjonalizm Twojej organizacji.

4. Podawaj przykłady, aby zilustrować swoje odpowiedzi

Bądź jasny, zwięzły i adekwatny, z dużą ilością elementów wizualnych, które mogą rozbić tekst. Dobra grafika może ożywić Twój dokument!

5. Wykorzystaj swoich klientów jako wsparcie dla swoich produktów

Opublikuj nazwy niektórych swoich kluczowych klientów, gdzie otrzymają oni maksymalną uwagę, a następnie, z pewną dozą subtelności, powtórz niektóre z nich za pomocą przykładów podanych przy odpowiadaniu na kluczowe pytania, aby zmaksymalizować ich poparcie. Zawsze staraj się używać nazw klientów, które są istotne dla przetargu, albo w odniesieniu do ich branży lub usług, które świadczą. Oczywiście, obie nazwy byłyby idealne.

6. Utrzymywać płynność reakcji

Poza przypadkami, gdy jest to konieczne, na wszystkie pytania należy udzielić odpowiedzi w ramach odpowiednich sekcji, tak aby czytelnik nie musiał powracać do załączników i innych materiałów pomocniczych, tracąc w ten sposób przepływ odpowiedzi. Pamiętaj, że klient będzie czytał wiele odpowiedzi, aby jego uwaga mogła szybko zmaleć.

7. Bądź gotowy

Zawsze bądź przygotowany do odpowiedzi na pytania zawarte w ofercie. Chcą Cię ocenić teraz, nie później!

8. Nigdy nie zakładaj, że czytelnik zrozumie żargon

Staraj się unikać używania zbyt wielu akronimów i żargonu branżowego, ponieważ często osoby starsze czytające przetarg, które mogą mieć największy wpływ na wynik â nie zrozumieją ich znaczenia. Nigdy nie wprowadzaj swojej wewnętrznej terminologii bez dokładnego wyjaśnienia, co ona oznacza.

9. Ćwiczcie to, co głosicie

Jeśli głoszą Państwo swoje wartości, misję firmy lub włączają do niej swoje strategiczne cele biznesowe, proszę się upewnić, że zademonstrują je Państwo w swojej odpowiedzi. Na przykład, jeśli twierdzisz, że jesteś zorientowany na klienta, upewnij się, że potwierdziłeś to w swojej odpowiedzi, aby klient mógł zobaczyć, jak bardzo jesteś zorientowany na klienta. Słowa nie wystarczą.

10. Zatwierdzić

Upewnij się, że wszystkie liczby są sprawdzane, gramatyka i ortografia są sprawdzane, a powtarzalność jest unikana. Zawsze używaj więcej niż jednej pary oczu do sprawdzania swojej pracy!

Napisanie dobrej odpowiedzi przetargowej nie jest nauką o rakietach, polega jedynie na identyfikacji tego, o co prosi klient, podkreśleniu swoich unikalnych punktów sprzedaży i podstawowych możliwości, przekazywaniu swoich pomysłów w sposób jasny i skuteczny, a także na przedstawianiu rzeczywistych przykładów w celu wykazania swoich punktów.

Skorzystaj z każdej okazji, aby przećwiczyć pisanie odpowiedzi przetargowych, to pomoże Ci zidentyfikować słabe punkty Twojej odpowiedzi, a może nawet luki w Twojej ofercie usług. W miarę upływu czasu, proces pisania odpowiedzi przetargowych będzie łatwym elementem rozwoju Twojej firmy.

Studjujesz? jesteś na logistyce?
Pisanie prac z logistyki